Ufficio Protocollo

Competenze

Registrazione della corrispondenza in entrata e in uscita:
- Protocollo in entrata: Registrazione di tutti i documenti ricevuti dall'ente comunale, come lettere, email, istanze e documenti da parte di cittadini, enti pubblici e privati.
- Protocollo in uscita: Registrazione e invio della corrispondenza ufficiale dell'ente, comprese risposte a cittadini, comunicazioni ad altri enti e documenti amministrativi.
Classificazione e smistamento dei documenti:
- Classificazione documentale: Organizzazione e classificazione della corrispondenza in base alla tipologia e alla rilevanza, per facilitarne l’archiviazione e il recupero.
- Smistamento: Assegnazione dei documenti ricevuti agli uffici o alle aree competenti per l’esame e l’elaborazione delle pratiche.
Archivio documentale:
- Archiviazione: Creazione e mantenimento dell'archivio digitale e fisico di tutta la corrispondenza protocollata, con procedure che garantiscono l’accesso, la conservazione e la sicurezza dei documenti nel tempo.
- Ricerca e recupero: Gestione delle richieste di accesso ai documenti da parte degli uffici interni o di altri enti, garantendo la reperibilità e l'integrità delle informazioni archiviate.
Tracciabilità delle pratiche:
- Monitoraggio delle pratiche: Tracciamento e monitoraggio delle pratiche amministrative dal momento della protocollazione fino alla loro conclusione, garantendo la trasparenza del processo.
- Rendicontazione: Redazione di report periodici sull’andamento delle pratiche protocollate e sulle tempistiche di gestione.
Supporto alla gestione documentale:
- Digitalizzazione: Promozione della digitalizzazione dei documenti e dei processi di protocollazione, in linea con le normative vigenti in materia di amministrazione digitale.
- Conformità normativa: Assicurare che le procedure di protocollazione e archiviazione rispettino le normative in materia di gestione documentale e privacy.
Assistenza al pubblico e agli uffici interni:
- Assistenza ai cittadini: Fornitura di supporto ai cittadini per la protocollazione di istanze, richieste di accesso agli atti e altre pratiche amministrative.
- Collaborazione con gli uffici interni: Lavoro coordinato con gli altri settori e uffici comunali per assicurare la corretta gestione e smistamento delle pratiche amministrative.